Điều hành hệ thống vào ra của một công ty dễ dàng

 Trong quá trình quản lý PMC, các khâu vừa độc lập vừa liên kết chặt chẽ với nhau. Rất nhiều công việc của PMC là công việc theo dõi, không chỉ phải theo dõi công việc của bộ phận mình mà còn phải theo dõi công việc của các bộ phận khác. Công việc của PMC cũng phải dự đoán, vì đây là một bộ phận lập kế hoạch và việc lập kế hoạch cũng phải có kế hoạch. Khi PMC gặp sai sót trong công việc, ngoài việc tự điều chỉnh, phải ngay lập tức thông báo cho các bộ phận liên quan để cùng nhau sửa chữa, tuyệt đối không được trì hoãn hoặc che giấu.

Quy trình công việc của PMC bao gồm: quy trình xử lý đơn hàng, quy trình đánh giá đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất, quy trình yêu cầu mua vật liệu, quy trình xử lý phản hồi về bất thường sản xuất, và quy trình gia công ngoài (PMC).

1. Quy trình xử lý đơn hàng

Bộ phận kinh doanh nhận PO từ khách hàng và chuyển thành lệnh sản xuất. Nhân viên PMC sau khi nhận được lệnh sản xuất sẽ xác minh hàng tồn kho, xác nhận số lượng đơn hàng cần giao và số lượng sản xuất, sau đó nhập đơn hàng vào hệ thống tổng hợp. Quản lý PMC tổ chức đánh giá đơn hàng và xác nhận thời gian giao hàng.

Bộ phận kinh doanh và khách hàng xác nhận đơn hàng, sau đó nhân viên vật tư (kế hoạch) lập bảng điều khiển vật liệu chính theo lệnh sản xuất và BOM, phân phát cho các bộ phận liên quan. Bộ phận lập kế hoạch sản xuất dựa vào bảng điều khiển vật liệu chính để nhập tiến độ và lên kế hoạch sản xuất, đồng thời vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu mua vật liệu dựa trên bảng điều khiển vật liệu chính và tình trạng kho. Bộ phận lập kế hoạch theo dõi tiến độ sản xuất, trong khi vật tư theo dõi tiến độ vật liệu, còn nhân viên PMC theo dõi tiến độ xuất hàng.

2. Quy trình đánh giá đơn hàng

Bộ phận kinh doanh chuyển đơn hàng từ khách hàng thành phiếu đánh giá đơn hàng. Quản lý PMC tổ chức các bộ phận liên quan để đánh giá đơn hàng. Bộ phận kỹ thuật xác nhận tiêu chuẩn sản phẩm và tình trạng thiết kế khuôn mẫu mới.

Bộ phận kỹ thuật sản xuất xác nhận tình trạng của khuôn mẫu cũ, máy móc và quy trình điều chỉnh máy. Bộ phận sản xuất xác nhận năng lực sản xuất và tình trạng nhân lực. Bộ phận vật tư ( nhân viên kế hoạch ) xác nhận thời gian nhận vật liệu. Bộ phận lập kế hoạch sản xuất xác nhận lịch trình sản xuất và thời gian hoàn thành. Quản lý PMC tổng hợp ý kiến từ các bộ phận và xác nhận thời gian giao hàng. Thời hạn giao hàng cuối cùng được Trưởng xưởng nhà máy ký duyệt.

3. 7 yếu tố trong lập kế hoạch sản xuất

Bao gồm: 

Bảng danh sách hiệu suất máy móc sản xuất

Bảng năng lực sản xuất của từng sản phẩm 

Bảng tình trạng nhân viên của bộ phận sản xuất 

Bảng tiến độ vật liệu chính của bộ phận vật tư 

Bảng tổng hợp tình trạng khuôn mẫu 

Bảng tình trạng vật liệu 

Kế hoạch giao hàng của bộ phận kinh doanh.

4. Quy trình yêu cầu mua vật liệu

Bộ phận vật tư lập bảng quản lý vật liệu chính dựa trên lệnh sản xuất và tiêu chuẩn kỹ thuật (BOM). Sau đó, kiểm tra kho hàng theo bảng điều khiển vật liệu chính và xác định số lượng mua hàng. Công thức xác định số lượng mua là:




Số lượng mua = Số lượng yêu cầu đơn hàng - (Số lượng thực tế
trong kho - Số lượng đơn hàng chưa nhận + Số lượng đã yêu cầu mua nhưng chưa nhận)
+ Số lượng kho an toàn.
Ví dụ cụ thể:
  • Số lượng yêu cầu đơn hàng: 500 sản phẩm.
  • Số lượng thực tế trong kho: 200 sản phẩm.
  • Số lượng đơn hàng chưa nhận: 50 sản phẩm (là số lượng của các đơn hàng
trước đã lên lịch nhưng chưa được giao).
  • Số lượng đã yêu cầu mua nhưng chưa nhận: 100 sản phẩm (là số lượng đã yêu
     cầu mua nhưng chưa về kho).
  • Số lượng kho an toàn: 50 sản phẩm (để duy trì lượng dự trữ kho an toàn).
Áp dụng công thức:
Số lượng mua = 500 - (200 - 50 + 100) + 50
             = 500 - (200 - 50 + 100) + 50
             = 500 - 250+ 50
             = 300 sản phẩm.
Kết quả: Do đó, bạn cần mua 300 sản phẩm để
đáp ứng nhu cầu đơn hàng và duy trì lượng hàng tồn kho an toàn.

Sau khi tính toán, bộ phận vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng và gửi cho bộ phận 
mua hàng, yêu cầu họ phản hồi thời gian nhận vật liệu để bộ phận lập kế hoạch có
thể lên lịch sản xuất. Bộ phận vật tư cũng phải lập bảng theo dõi phiếu yêu cầu mua 
vật liệu để theo dõi tiến độ vật liệu.

5. Quy trình xử lý phản hồi về bất thường sản xuất

Bộ phận sản xuất sắp xếp sản xuất theo kế hoạch của bộ phận kế hoạch. Nếu phát hiện bất thường trong sản xuất (máy móc, khuôn mẫu, vật liệu hoặc các yếu tố khác), phải báo cáo ngay lập tức cho nhân viên ký thuật và tổ trưởng. Nếu tổ trưởng và nhân viên ký thuật không thể giải quyết hoặc không thể giải quyết trong vòng một giờ, họ phải báo cáo cho chủ quản để xử lý.

Nếu chủ quản không thể giải quyết hoặc không thể xử lý trong vòng hai giờ, phải báo cáo cho giám đốc sản xuất và bộ phận lập kế hoạch để điều phối xử lý. Nếu giám đốc sản xuất và bộ phận lập kế hoạch không thể giải quyết trong vòng bốn giờ, phải báo cáo cho quản lý PMC và Xưởng trưởng. Nếu ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, cũng phải báo cáo cho bộ phận kinh doanh. Xưởng trưởng và quản lý PMC phải phản hồi và xử lý bất thường sản xuất hoặc điều chỉnh kế hoạch sản xuất trong vòng hai giờ.

6. Quy trình gia công ngoài (PMC)

Nếu sản phẩm trong lệnh sản xuất không thể sản xuất nội bộ hoặc không có lịch sản xuất, nhưng khách hàng đang cần gấp, thì nhân viên PMC sẽ lập phiếu gia công ngoài và gửi cho bộ phận mua hàng, yêu cầu họ phản hồi thời gian giao hàng.

Nếu cần xuất vật liệu ra ngoài để gia công, phải liên hệ với bộ phận vật tư để xác nhận tình trạng vật liệu và sắp xếp kho chuẩn bị hàng. Đồng thời, thúc giục bộ phận mua hàng thông báo cho nhà thầu gia công đến nhận hàng. Nhân viên PMC cần theo dõi tiến độ giao hàng và lập bảng theo dõi phiếu gia công ngoài.

Cơ cấu tổ chức của bộ phận PMC

Bộ phận PMC thường bao gồm: Quản lý PMC, Nhân viên PMC, Nhân viên lập kế hoạch sản xuất và Nhân viên vật tư.

  1. Nhiệm vụ của Quản lý PMC

    • Tổ chức đánh giá đơn hàng và xác nhận thời gian giao hàng.
    • Xem xét và theo dõi kế hoạch sản xuất.
    • Xem xét yêu cầu mua vật liệu và theo dõi tiến độ vật liệu.
    • Điều phối nhân sự trong bộ phận sản xuất và xử lý bất thường sản xuất.
    • Theo dõi đơn hàng của sản phẩm mới và khách hàng quan trọng.
    • Quản lý hệ thống kho hàng và kiểm soát lượng hàng tồn kho, xử lý vật liệu bị tồn kho.
    • Theo dõi chỉ tiêu hiệu suất của bộ phận và phân tích số liệu thống kê.
    • Lập kế hoạch quản lý và phát triển hệ thống cho bộ phận.
    • Đào tạo và quản lý nhân sự trong bộ phận.

  2. Nhiệm vụ của Nhân viên PMC

    • Nhận lệnh sản xuất từ bộ phận kinh doanh, kiểm tra hàng tồn kho và xác định số lượng đơn hàng chưa giao, sau đó nhập vào bảng ước tính thời gian giao hàng.
    • Nhập lệnh sản xuất đã được xác nhận thời gian giao hàng vào bảng tổng hợp đơn hàng (bảng tiến độ giao hàng).
    • Theo dõi kế hoạch giao hàng của bộ phận kinh doanh và thông báo cho kho chuẩn bị hàng trước (phiếu chuẩn bị hàng), theo dõi các bất thường trong giao hàng.
    • Lập phiếu giao hàng, sắp xếp thủ tục hải quan và xe vận chuyển.
    • Theo dõi gia công ngoài hoặc sản phẩm hoàn thiện, bán thành phẩm mua ngoài.
    • Sắp xếp và phân phát tài liệu, hồ sơ của bộ phận.

  3. Nhiệm vụ của Nhân viên lập kế hoạch sản xuất

    • Nhập bảng điều khiển vật liệu chính vào bảng tiến độ vật liệu.
    • Lập kế hoạch sản xuất dựa trên bảng tiến độ vật liệu, kế hoạch giao hàng của bộ phận kinh doanh và bảng tình trạng máy móc.
    • Khi lập kế hoạch sản xuất có thể tham khảo ý kiến từ bộ phận sản xuất, lập kế hoạch sản xuất cho tuần tới vào thứ Bảy hàng tuần.
    • Theo dõi tiến độ sản xuất hai lần mỗi ngày và giải quyết các bất thường trong sản xuất.
    • Cập nhật số lượng sản xuất thực tế trước 11h sáng mỗi ngày và phân tích tải trọng sản xuất.

  4. Nhiệm vụ của Nhân viên vật tư

    • Nhận lệnh sản xuất sau khi đã được đánh giá và lập bảng điều khiển vật liệu chính dựa trên BOM kỹ thuật.
    • Kiểm tra tình trạng hàng tồn kho theo bảng điều khiển vật liệu chính và xác định số lượng cần mua, sau đó lập phiếu yêu cầu mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng, yêu cầu họ phản hồi thời gian nhận vật liệu.
    • Lập bảng theo dõi phiếu yêu cầu mua vật liệu và theo dõi tiến độ nhận hàng.
    • Kiểm tra trọng lượng sản phẩm theo thời gian và xem xét yêu cầu bổ sung, trả lại vật liệu của bộ phận sản xuất để kiểm soát việc sử dụng vật liệu.
    • Kiểm soát lượng hàng tồn kho và xử lý vật liệu bị tồn kho.