Phương pháp "4 định" trong quản lý thực chiến
Trong môi trường cạnh tranh hiện đại của doanh nghiệp, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp, ngày càng nhiều doanh nghiệp và cá nhân nhận thức được tầm quan trọng của chi tiết và nâng cao hiệu suất là một trong những yếu tố quan trọng nhất.
Thông qua việc nâng cao chất lượng nhân viên, khắc phục tính ì, giảm tiêu hao nội bộ, ngăn chặn rò rỉ, tăng cường kết nối và quản lý phối hợp, chúng ta phân tách từng đối tượng quản lý, lượng hóa thành các con số cụ thể, quy trình và trách nhiệm, để mỗi công việc đều có thể nhìn thấy, sờ thấy và nói chính xác. Mỗi vấn đề đều có người chịu trách nhiệm, công việc của mỗi nhà quản lý đều phải được kiểm tra hàng ngày, các vấn đề phát hiện kịp thời sẽ được điều chỉnh và xử lý ngay lập tức, nhờ đó mà nâng cao hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp.
Việc đạt được mục tiêu trước tiên là đặt ra yêu cầu cao hơn đối với nhân viên quản lý kế hoạch sản xuất. Vậy làm thế nào để lập kế hoạch sản xuất tốt? Hãy bắt đầu với phương pháp "bốn định":
1. Phương pháp "Bốn định"
Phương pháp "bốn định" bao gồm: "định vị trí, định biên, định thời gian, định mức".
Nếu không thực hiện tốt "bốn định", kế hoạch chắc chắn sẽ thất bại. Trong quản lý, chúng ta thường hiểu sai rằng: "định biên" có nghĩa là mọi công việc cần phải có nhân sự; "định vị trí" có nghĩa là mỗi nhân viên được bố trí cố định tại một vị trí. Theo quan điểm của tôi, chỉ nên bố trí nhân sự cho các công đoạn hoặc công việc có nhiệm vụ lâu dài và ổn định, nếu không sẽ gây lãng phí nhân sự và tăng chi phí. Một khi vị trí đã cố định, việc điều chỉnh sang công đoạn khác sẽ gặp nhiều trở ngại.
01. Định vị
Định vị trí có nghĩa là xác định các loại công việc trong bộ phận và số giờ công cần hoàn thành mỗi ngày. Ví dụ, công việc A cần 3 giờ, công việc B cần 3 giờ, công việc C cần 2 giờ. Như vậy, tổng thời gian của các công việc ABC tương đương với khối lượng công việc một ngày của một người. Vì vậy, chúng ta phải đào tạo một người nắm vững kỹ năng của ba công việc này, thậm chí nhiều kỹ năng hơn, rồi giao cho họ nhiệm vụ chính mỗi ngày, khi hoàn thành nhiệm vụ chính thì chuyển sang các công việc phụ. Trong quản lý, điều này được gọi là "một người nhiều nhiệm vụ".
02. Định biên
Định biên là xác định số lượng nhân sự trong bộ phận, để mỗi việc đều có nhiều người có thể thực hiện. Ngay cả khi thời gian thực hiện các nhiệm vụ giao nhau, cũng không gây gián đoạn sản xuất, giúp đảm bảo "mỗi người đều có việc làm, mỗi việc đều có người quản lý", tránh tình trạng nhân sự nhàn rỗi và kiểm soát chi phí lao động một cách hiệu quả.
03. Định thời gian
Định thời gian có nghĩa là kế hoạch dự kiến phải được hoàn thành trong thời hạn nhất định, không phân công công việc gì thì cũng phải tuân thủ thời gian quy định để hoàn thành.
04. Định mức
Định mức có nghĩa là lượng hóa công việc, phải hoàn thành sản lượng theo thời gian quy định.
Phương pháp "bốn định" không chỉ áp dụng cho cá nhân mà còn cho cả bộ phận. Điều này giúp chúng ta dễ dàng sắp xếp nhân sự, phân chia công việc và linh hoạt điều chỉnh trong quá trình quản lý sản xuất thực tế, nhằm đạt hiệu quả tổng thể.
2. Lợi ích của phương pháp bốn định
① Thông qua việc đào tạo đa kỹ năng, có thể phát hiện các đặc điểm và thế mạnh của mỗi người, khi bố trí công việc hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
② Kỹ năng vận hành càng nhiều, nhiệm vụ được giao càng nhiều, thu nhập cá nhân cũng sẽ cao hơn và các tiêu chí đánh giá hiệu suất cũng dễ dàng đạt được hơn.
③ Nâng cao chất lượng tổng hợp của nhân viên, giảm số người nhàn rỗi, tạo ra môi trường làm việc tốt, kế hoạch và quản lý suôn sẻ.
④ Nhân viên không còn bị giới hạn ở một loại công việc, có thể được gọi là nhân viên hỗn hợp của bộ phận. Tất cả các vị trí trong bộ phận đều phải tuân thủ điều chỉnh, tránh được tranh chấp lao động khi điều chuyển công việc.
⑤ Giảm bớt khó khăn trong việc tuyển dụng nhân viên kỹ thuật, không lo lắng về việc mất nhân sự, đồng thời tăng tính ổn định của nhân viên.
Trước kia mình từng làm tại công ty, có một nhân viện kỹ thuật kêu ca rằng mình bị phân công phụ trách những việc mà đáng nhẽ bên sản xuất cần phải thực hiện, công ty lương cũng chỉ bèo bọt mười triệu, làm ba năm tăng được 200.000. Theo mình thấy việc áp dụng "4 định" của cấp quản lý kĩ thuật quá tồi, định biên, định vị, chế độ lương, chế độ đánh giá quá cảm tính. Hậu quả: gây bất mãn với nhân viên kỹ thuật.Phạm lỗi chí mạng cơ bản trong nghiệp vụ quản lý, nhưng vẫn được gọi là "quản lý". Kết quả là ông anh mấy hôm sau cũng chuẩn bị nghỉ công ty sang công ty mới! Mất người, mất thời gian, lãng phí thất thoát ẩn ở đây.
