Báo cáo chất lượng 8D

 【Báo cáo 8D】 là một trong những công cụ khá thường được sử dụng trong ngành lắp ráp điện tử để "phân tích vấn đề và đưa ra giải pháp khắc phục". Do các bước thực hiện có trình tự rõ ràng và dễ hiểu, nên 【báo cáo 8D】 thường được sử dụng để phản hồi các báo cáo khiếu nại từ khách hàng.

【8D】 là viết tắt của 【8 Disciplines Process (quy trình 8 nguyên tắc)】. Người điền vào biểu mẫu chỉ cần làm theo các bước đã được thiết lập trước, từng bước thực hiện có trình tự, điều này giúp phần lớn các nhân viên kiểm soát chất lượng dần dần tìm ra nguyên nhân của vấn đề. Ngoài ra, bạn cũng có thể giải thích với khách hàng cách bạn phát hiện ra vấn đề, cách bạn phân tích và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, cũng như cách bạn xác minh vấn đề đã thực sự được giải quyết, và các biện pháp phòng ngừa đã được thực hiện để ngăn chặn vấn đề tái diễn, tránh xảy ra vấn đề tương tự trong tương lai.

Thực ra, 【báo cáo 8D】 rất giống với 【Câu chuyện QC】 và DMAIC, chỉ khác nhau về tên gọi, còn tinh thần cơ bản thì giống nhau. Tất cả đều thiết lập một hệ thống và tuân theo trình tự logic nhất định để giúp người dùng làm rõ và giải quyết vấn đề, đồng thời lưu lại các bản ghi để tham khảo trong tương lai.

Mẫu biểu của 【báo cáo 8D】 rất đa dạng, nhưng về cơ bản phương pháp là tương tự, chỉ cần nắm được nhịp điệu và các điểm quan trọng là đủ. Dưới đây là phần giới thiệu sơ lược về 【báo cáo 8D】. Vì độ dài có hạn, nếu bạn tham gia các khóa học về kiểm soát chất lượng có thể mất 5 đến 6 giờ, bài viết này chỉ giải thích một cách khái quát tinh thần của nó:

Nguyên tắc 1: Thành lập đội nhóm

D1 - Bước đầu tiên: Thành lập đội giải quyết vấn đề.

Để giải quyết vấn đề, thường cần sự hợp tác liên phòng ban, liên bộ phận. Ví dụ trong nhà máy lắp ráp điện tử, các thành viên cơ bản của nhóm giải quyết vấn đề thường bao gồm các nhân sự sau đây, tất nhiên có thể mời thêm các bộ phận khác nếu cần thiết.

• Phòng đảm bảo chất lượng (QA): Thường là người đứng đầu nhóm, chịu trách nhiệm trả lời các câu hỏi của khách hàng.
• Phòng quy trình (Process): Chịu trách nhiệm tìm ra vị trí có thể có vấn đề trong quy trình.
• Phòng kiểm tra (Testing): Tìm hiểu tại sao không thể phát hiện sản phẩm lỗi qua phương pháp kiểm tra.
• Phòng sản xuất (Production): Hỗ trợ kỹ sư trong các thí nghiệm hoặc thu thập dữ liệu để phát hiện vấn đề và hỗ trợ thực hiện giải pháp.

Nguyên tắc 2: Mô tả vấn đề

D2 - Bước thứ hai: Mô tả vấn đề.

Nên tận dụng tốt phương pháp 5W1H (Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào, Tại sao, Như thế nào) để giải thích cho nhóm về vấn đề đã xảy ra khi nào, ở đâu, chuyện gì đã xảy ra, mức độ nghiêm trọng, tình trạng hiện tại và cách xử lý khẩn cấp.

Nếu có thể, hãy cung cấp ảnh và chứng cứ thu thập được về sự cố xảy ra. Hãy tưởng tượng bạn là một nhân viên điều tra tại hiện trường vụ án, mô tả càng chi tiết, nhóm càng có thể hiểu rõ tình hình và giải quyết vấn đề nhanh hơn.

Ngoài ra, nếu có thể chuẩn bị trước sơ đồ quy trình (Flow Chart) của sản phẩm để giải thích, sẽ giúp các thành viên nhóm không quen thuộc với quy trình dễ hiểu vấn đề hơn.

Nguyên tắc 3: Kiểm soát vấn đề

D3 - Bước thứ ba: Giải pháp tạm thời.

Khi vấn đề xảy ra, bất kể nguyên nhân gốc đã được tìm ra hay chưa, trước tiên cần phải ngăn chặn sự lan rộng của vấn đề, do đó các biện pháp tạm thời cần được thực hiện ngay (giải pháp tạm thời). Ví dụ, có thể sàng lọc (Screen, Sort) sản phẩm lỗi tại đầu khách hàng hoặc thay thế sản phẩm tốt để khách hàng tiếp tục sản xuất hoặc xuất hàng.

Trong nhà máy sản xuất, cần thực hiện ngay các biện pháp ngăn chặn sản phẩm lỗi tiếp tục được sản xuất hoặc giao cho khách hàng, chẳng hạn như thay đổi máy sản xuất, kiểm tra gắt gao, kiểm tra toàn bộ, chuyển từ tự động sang thủ công, kiểm kê hàng tồn kho, v.v.

Sau khi quyết định giải pháp tạm thời, nhóm nên thực hiện ngay và báo cáo kết quả.

Nguyên tắc 4: Tìm nguyên nhân gốc rễ

D4 - Bước thứ tư: Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Nhiều người gặp khó khăn ở bước này, mặc dù đây là phần khó nhất trong 【báo cáo 8D】, nhưng vẫn có nhiều phương pháp kiểm soát chất lượng có thể được áp dụng để giúp chúng ta tìm ra vấn đề một cách có hệ thống.

Phương pháp thường được sử dụng nhất là 【biểu đồ nguyên nhân - kết quả (biểu đồ xương cá)】. Biểu đồ này nhắc nhở chúng ta có những manh mối nào có thể tìm kiếm từ sáu khía cạnh: con người (Man), quy trình (Method), nguyên liệu (Material), máy móc (Machine), đo lường (Measurement), và môi trường (Environment). Từng khía cạnh sẽ được kiểm tra để tìm ra nguyên nhân có thể xảy ra.

Ngoài ra, cũng nên sử dụng 【biểu đồ Pareto】 để thu thập và phân tích các điểm vấn đề cần giải quyết ưu tiên.

Những nhà máy có hệ thống thu thập dữ liệu hàng ngày tốt thường có thể tìm ra nguyên nhân nhanh hơn, ví dụ như có báo cáo sửa chữa hàng ngày, Cpk (quy trình thống kê), hệ thống báo cáo tỷ lệ lỗi tức thì, v.v. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp "thí nghiệm kế hoạch (Plan Experiment)" để tìm ra quy trình tối ưu.

Ngoài ra, một số người sử dụng 【biểu đồ cây nguyên nhân (Why tree)】 để truy tìm nguyên nhân sâu xa của vấn đề.

Nguyên tắc 5: Lập và xác nhận giải pháp khắc phục

D5 - Bước thứ năm: Lựa chọn giải pháp khắc phục lâu dài.

Sau khi tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề, có thể bắt đầu đề xuất giải pháp và phương pháp xử lý. Có thể có nhiều giải pháp, chẳng hạn như sửa chữa hoặc thay đổi khuôn mẫu. Tốt nhất nên lập danh sách ưu, nhược điểm của các giải pháp, bao nhiêu chi phí, bao nhiêu nhân lực, và thời gian bao lâu, sau đó chọn giải pháp tối ưu để thực hiện, và xác nhận rằng giải pháp này không gây ra các vấn đề phụ khác.

Có thể sử dụng phương pháp đánh giá tương tự như FMEA để quyết định thứ tự ưu tiên cho việc thực hiện giải pháp.

Nguyên tắc 6: Khắc phục vấn đề và xác nhận hiệu quả

D6 - Bước thứ sáu: Thực hiện và xác nhận giải pháp lâu dài.

Khi giải pháp lâu dài đã sẵn sàng và được xác nhận hiệu quả, có thể dừng các giải pháp tạm thời và xác nhận rằng giải pháp lâu dài đã được thực hiện thành công. Hãy chú ý rằng việc xác nhận là rất quan trọng, tốt nhất nên mô phỏng hoặc tái tạo hiện tượng vấn đề để đảm bảo rằng nguyên nhân gốc rễ đã được tìm ra.

Ví dụ, nếu chân IC bị hỏng do khuôn mẫu hỏng, thay thế khuôn mẫu sẽ giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, bạn cần lắp lại khuôn mẫu bị hỏng để đảm bảo rằng lỗi tương tự sẽ tái diễn. Nếu lỗi không tái diễn, nguyên nhân có thể không phải là khuôn mẫu và cần tiếp tục tìm nguyên nhân khác.

Nguyên tắc 7: Ngăn ngừa vấn đề

D7 - Bước thứ bảy: Ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề.

Đối với các sản phẩm khác đang trong quá trình sản xuất dù chưa xảy ra vấn đề tương tự, cũng cần thực hiện các biện pháp lâu dài để ngăn ngừa vấn đề xảy ra. Trong các nhà máy được chứng nhận ISO, giải pháp lâu dài cần được chuẩn hóa, chẳng hạn như cập nhật hướng dẫn công việc hoặc đưa vào quy trình tiêu chuẩn (SOP).

Nguyên tắc 8: Chúc mừng đội nhóm

D8 - Bước thứ tám: Khen thưởng đội nhóm.

Cần công nhận và khen ngợi những thành viên trong đội đã nỗ lực giải quyết vấn đề, giúp họ cảm thấy có thành tựu trong công việc và sẵn sàng giải quyết những vấn đề tương lai.