Kinh nghiệm quản lý và những điều cần chú ý P1
Kinh nghiệm quản lý và những điều cần chú ý P1
I. Các công việc
chính trong quản lý hiện trường
II. Quản lý nhân sự tại hiện trường
III. Quản lý nguyên vật liệu tại hiện trường
IV. Quản lý thiết bị tại hiện trường
V. Quản lý chất lượng tại hiện trường
VI. Quản lý môi trường làm việc tại hiện trường
VII. Quản lý công đoạn tại hiện trường
VIII. Quản lý thông tin tại hiện trường
IX. Quản lý bố trí tại hiện trường
▌I. Các công việc chính trong quản lý hiện trường
- Đảm
bảo chất lượng:
- A:
Làm việc theo yêu cầu tiêu chuẩn của "Sổ tay hướng dẫn công việc
tiêu chuẩn".
- B:
Tiến hành chẩn đoán công đoạn, phòng ngừa sản phẩm không đạt chất lượng.
- C:
Cải thiện bố trí công đoạn càng nhiều càng tốt để nâng cao năng lực.
- D:
Đưa những kinh nghiệm và bài học trước đây vào sản phẩm mới.
- Giảm
chi phí:
- A:
Hoàn thành số lượng sản xuất trong thời gian công việc tiêu chuẩn.
- B:
Giảm lượng tồn kho nguyên vật liệu và thiết bị trực tuyến.
- C:
Phân tích các động tác tiêu chuẩn, giảm thời gian công việc.
- D:
Ngăn chặn lãng phí chi phí hành chính.
- E:
Ngăn chặn các hành vi làm việc vô ích, không có kế hoạch.
- Đảm
bảo thời hạn giao hàng:
- A:
Lập "Lịch trình sản xuất" và quản lý tiến độ.
- B:
Điều chỉnh hợp lý các công đoạn, cân bằng thời gian làm việc.
- C:
Đảm bảo nguyên vật liệu đúng thời gian.
- Đảm
bảo an toàn lao động:
- A:
Nhấn mạnh quy tắc an toàn, có thể cưỡng chế thi hành khi cần thiết.
- B:
Mời chuyên gia chẩn đoán và đưa ra giải pháp cải thiện khi cần thiết.
- C:
Kiểm tra định kỳ các biện pháp an toàn có còn hiệu lực hay không.
- D:
Khi xảy ra tai nạn, lập tức tổ chức cứu hộ và báo cáo cho cấp trên.
- E:
Đảm bảo ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, và mùi hương phù hợp với yêu
cầu.
- F: Đưa mục tiêu an toàn vào mục tiêu của bộ phận và công ty, có đánh giá cụ thể.
- Nâng
cao tinh thần làm việc:
- A:
Thiết lập hệ thống khen thưởng rõ ràng, khuyến khích đề xuất cải tiến hợp
lý.
- B:
Làm gương, thể hiện vai trò lãnh đạo.
- C:
Quan tâm đến sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên, duy trì mối
quan hệ tốt.
- D:
Khuyến khích nhân viên tự học và tiến bộ, học hỏi lẫn nhau, khen thưởng kịp
thời.
- E:
Tiến hành triệt để hoạt động 5S.
- Nhận
thức về 7 loại lãng phí:
- A:
Lãng phí do chờ đợi.
- B:
Lãng phí trong vận chuyển.
- C:
Lãng phí do sản phẩm lỗi.
- D:
Lãng phí do động tác thừa.
- E:
Lãng phí trong gia công.
- F:
Lãng phí trong tồn kho.
- G:
Lãng phí do sản xuất quá mức (hoặc quá sớm).
▌II. Quản lý nhân sự tại hiện trường
- Cần
kiên nhẫn hướng dẫn người mới:
- Bước
đầu: Loại bỏ tâm lý căng thẳng cho người mới. Bắt đầu bằng vài chủ đề nhẹ
nhàng để giảm căng thẳng.
- Bước
hai: Giải thích và minh họa. Trình bày nội dung công việc và môi trường
xung quanh, sau đó thực hiện một lần để làm mẫu.
- Bước
ba: Làm việc cùng và tự làm. Đầu tiên cho người mới làm cùng, sau đó quan
sát khi họ làm một mình.
- Bước
bốn: Xác nhận :
- Công
việc có đáp ứng yêu cầu của "Sổ tay công việc tiêu chuẩn"
không?
- Người
mới có thể làm việc độc lập không?
- Có
hành vi nào lệch lạc so với quy định không?
- Ra
lệnh không được trừu tượng:
- Lệnh
không rõ ràng sẽ khiến nhân viên không biết phải làm gì, hoặc tự ý thực
hiện dẫn đến sai sót. Lệnh cần cụ thể với 6W2H (Cái gì - WHAT, Tại sao -
WHY, Ai - WHO, Khi nào - WHEN, Ở đâu - WHERE, Dành cho ai - FOR WHOM, Làm
thế nào - HOW, Chi phí - HOW MUCH).
- Cách
ra lệnh:
- A:
Phương thức ra lệnh: Trường hợp khẩn cấp, yêu cầu tuân thủ nghiêm
ngặt.
- B:
Phương thức nhờ cậy: Trong điều kiện bình thường, cho phép nhân
viên quyết định.
- C:
Phương thức hỏi ý kiến: Khi muốn tạo động lực mạnh mẽ hoặc đào tạo
nhân viên.
- D:
Phương thức gợi ý: Đối với nhân viên có năng lực cao hoặc làm việc
chủ động.
- E:
Phương thức yêu cầu: Khi phân công công việc khó khăn hoặc nguy hiểm.
- Chú
ý thay thế khi vắng mặt:
- Nhiều
công việc bị làm hỏng do người thay thế không quen tay. Việc đào tạo
công nhân đa năng là một trong những phương pháp hiệu quả để tránh rủi ro
này.
- Khơi
dậy tính tích cực của mỗi người:
- Một
hệ thống khen thưởng rõ ràng và chỉ thị thông minh là chìa khóa để khơi dậy
tính tích cực. Khi tính tích cực được khơi dậy, ngay cả những vấn đề khó
khăn cũng có thể được giải quyết.
- Giao
tiếp thông tin phải thông suốt:
- Giao
tiếp thông tin thành công phụ thuộc vào việc thông tin được truyền đạt
chính xác, nội dung được tiếp nhận, hiểu rõ và cộng hưởng.
- Khen
thưởng và phê bình cần đúng lúc:
- Khi
khen thưởng cần chú ý:
- Không
bỏ sót thành tựu của nhân viên.
- Khen
thưởng kịp thời trước đám đông.
- Không
phóng đại thành tựu.
- Khi
phê bình, chú ý:
- A:
Phê bình vấn đề, không nói đến người khác.
- B:
Tránh phê bình thẳng thừng, giữ thể diện cho nhân viên.
- Quản
lý cần có ý thức về vấn đề:
- Luôn
đặt câu hỏi liệu công việc đã có quá nhiều vấn đề hoặc liệu các biện pháp
hiện tại có hiệu quả không.
- Thường
xuyên kiểm tra thực tế:
- Quan
sát thực tế sẽ đem lại cái nhìn sâu sắc hơn so với việc đọc báo cáo. Mục
đích của việc kiểm tra thực tế bao gồm (5 chủ nghĩa bao gmm: hiện trường, hiện vật, hiện thưc,
nguyên tắc, nguyên lý):
- Xác
nhận kết quả quản lý.
- Nắm
bắt thông tin chính xác.
- Phát
hiện tình huống mới.
- Tăng
cường giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới.
- Lưu
ý khi kiểm tra thực tế:
- A:
Duy trì ngoại hình gọn gàng.
- B:
Có ý thức về vấn đề.
- C:
Ghi chép trung thực mọi thứ.
- Phương
pháp cơ bản để hướng dẫn nhân viên cấp dưới – OJT (On-the-Job Training):
- OJT
là phương pháp mà người quản lý hướng dẫn công việc trực tiếp cho nhân
viên, giúp họ nắm vững các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Các điểm
cần lưu ý bao gồm:
- Từ
cơ bản đến ứng dụng.
- Từ
đơn giản đến phức tạp.
- Khuyến
khích thực hành thực tế.
- Khuyến
khích nhân viên đặt câu hỏi.
- Luôn
quan tâm, khích lệ.
- Thiết
lập hệ thống khen thưởng rõ ràng:
- Khen
thưởng là động lực chính để khuyến khích nhân viên hướng tới mục tiêu
chung. Khen thưởng những người có thành tích xuất sắc sẽ kích thích tinh
thần làm việc của toàn bộ nhân viên. Phạt là biện pháp để đảm bảo rằng mỗi
người đều tuân thủ các quy định tối thiểu.
- Tận
dụng 8 giờ làm việc mỗi ngày:
- Nhiều
quản lý hiện trường làm việc quá tải, gây ảnh hưởng đến sức khỏe nhưng vẫn
không đạt được hiệu quả như mong đợi. Nguyên nhân thường là do:
- Không
đủ nhân lực, dẫn đến việc người quản lý phải làm mọi việc.
- Phương
pháp quản lý chưa hiệu quả.
- Thói
quen kéo dài thời gian làm việc ngoài giờ hành chính.
Người quản lý cần liên tục cân bằng giữa việc “làm” và “quản
lý”. Quản lý là để đảm bảo mục tiêu chung, còn làm việc trực tiếp là bước đầu
tiên hướng tới mục tiêu.
- Công
đoạn sau chính là khách hàng của công đoạn trước:
- Để
đảm bảo chất lượng sản phẩm, mỗi công đoạn không chỉ hoàn thành trách nhiệm
của mình mà còn phải làm hài lòng công đoạn sau. Các điểm cần lưu ý:
- Đảm
bảo 100% chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng cho công đoạn sau.
- Áp
dụng các biện pháp phòng ngừa ngay từ công đoạn trước.
- Công
đoạn sau có quyền từ chối sản phẩm không đạt yêu cầu từ công đoạn trước.
▌III. Quản lý nguyên vật liệu tại hiện trường
- Kiểm
đếm kỹ càng khi nhận hàng và nhập kho:
- Khi
nhận nguyên vật liệu từ kho hoặc nhập kho sản phẩm, cần kiểm đếm kỹ lưỡng
với đối tác và ký nhận khi đã xác nhận chính xác số lượng.
- Sử
dụng nguyên liệu theo nguyên tắc "First In, First Out" (FIFO):
- Sử
dụng nguyên liệu theo thứ tự nhập kho để:
- Đảm
bảo sử dụng trong thời hạn bảo quản.
- Dễ
dàng truy tìm nguyên nhân khi có lỗi.
- Hỗ
trợ cải tiến chất lượng.
- Xác
định rõ hướng đi của nguyên vật liệu:
- Không
phải tất cả nguyên vật liệu đều được sử dụng để sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh.
Việc phân bổ vật liệu phải có lý do hợp lý và số lượng phân bổ phải được
bù đắp.
- Quản
lý chặt chẽ các phụ liệu:
- Thiếu
phụ liệu cũng có thể làm gián đoạn sản xuất. Quản lý phụ liệu phải được
thực hiện cẩn thận với các lưu ý sau:
- Chỉ
định người chịu trách nhiệm quản lý.
- Quy
định lượng phụ liệu cần dùng.
- Lưu
trữ phụ liệu theo từng loại.
- Xác
nhận khi trả lại sản phẩm lỗi:
- Khi
trả lại sản phẩm lỗi, cần có sự xác nhận của bộ phận kiểm tra chất lượng
trước khi thực hiện.
- Phương
pháp vận chuyển cần được chú trọng:
- Các
nguyên tắc cơ bản khi vận chuyển bao gồm:
- Luôn
giữ trạng thái linh hoạt, dễ di chuyển.
- Tự
động hóa quy trình khi có thể.
- Tránh
tình trạng chờ đợi hoặc di chuyển không cần thiết.
- Nguyên
liệu phải được sắp xếp gọn gàng và rõ ràng.
- Cẩn
thận khi kiểm kê hàng tồn kho.
- Bảo
quản tốt nguyên liệu khi không sử dụng.
- Không
lãng phí nguyên liệu khi loại bỏ hoặc tái chế.
- Khi
phản cung báo phế
cần có mẫu xác nhận từ bộ phận kiểm tra chất lượng.
- Kết
thúc ca làm việc, nguyên liệu phải được đặt vào vị trí.
- Tính
toán chính xác lượng tồn kho trực tuyến.
- Quản
lý đặc biệt với nguyên liệu đặc biệt.
- Xử
lý không cẩn thận với nguyên liệu đặc biệt có thể gây nguy hiểm.
- Các
quy trình yêu cầu và nhận nguyên liệu phải đầy đủ.
- Phản
hồi thông tin về sản phẩm không đạt chất lượng càng sớm càng tốt.
- Phản
hồi sớm về thông tin sản phẩm lỗi:
- Phản
hồi nhanh chóng về những thông tin liên quan đến sản phẩm lỗi giúp giảm
thiểu thiệt hại và cải tiến quy trình.
▌IV. Quản lý thiết bị tại hiện trường
- Xây
dựng và thực hiện chế độ bảo dưỡng vận hành thiết bị cần thiết để đảm bảo
an toàn:
- Việc
bảo dưỡng định kỳ sẽ đảm bảo thiết bị hoạt động an toàn và hiệu quả,
tránh nguy cơ hỏng hóc hoặc gây tai nạn.
- Thực
hiện bảo dưỡng đối với các thiết bị đắt tiền, chính xác và công nghệ cao:
- Các
thiết bị giá trị cao hoặc yêu cầu độ chính xác cao cần được bảo quản và bảo
dưỡng cẩn thận để đảm bảo chúng hoạt động ổn định.
- Lập
kế hoạch bảo dưỡng và nâng cấp thiết bị:
- Dự
kiến kế hoạch bảo trì và nâng cấp định kỳ để duy trì hiệu suất làm việc của
thiết bị trong tình trạng tốt nhất.
- Phòng
ngừa sự suy giảm hiệu suất của thiết bị:
- A:
Suy giảm do sử dụng: Bao gồm điều kiện vận hành và phương pháp sử
dụng không đúng cách.
- B:
Suy giảm do tự nhiên: Gỉ sét, lão hóa thiết bị theo thời gian.
- C:
Suy giảm do thảm họa: Các thảm họa tự nhiên như bão, động đất có
thể gây hư hại thiết bị.
- Duy
trì lượng phụ tùng sửa chữa phù hợp:
- Đảm
bảo rằng có đủ phụ tùng thay thế để tránh ảnh hưởng đến thời gian sửa chữa
và hoạt động sản xuất.
▌V. Quản lý chất lượng tại hiện trường
- Để
đảm bảo chất lượng, cần có ba điều quan trọng:
- A:
Quyết tâm: Từ cấp quản lý cao nhất đến mỗi nhân viên đều cần có
quyết tâm nâng cao chất lượng.
- B:
Giáo dục và đào tạo: Quyết tâm phải đi đôi với năng lực, và năng lực
đến từ việc đào tạo liên tục.
- C:
Thực hiện triệt để: Huy động toàn bộ nhân lực để thực hiện các hoạt
động liên quan đến chất lượng.
- Cách
quản lý chất lượng:
- A:
Chú trọng quy trình, thực hiện chuẩn hóa: Công ty cần ưu tiên bộ
phận quản lý chất lượng (QC) và thiết lập chức năng, nhiệm vụ rõ ràng cho
bộ phận này.
- B:
Chú trọng thực hiện: Quản lý chất lượng bao gồm 4 bước:
- Xây
dựng tiêu chuẩn chất lượng.
- Kiểm
tra xem sản phẩm có đạt tiêu chuẩn không.
- Thực
hiện các biện pháp khắc phục và theo dõi hiệu quả.
- Sửa
đổi tiêu chuẩn mới khi cần thiết.
- C:
Chú trọng phân tích: Phân tích số liệu là yếu tố quan trọng trong
việc nâng cao chất lượng. Các công ty nên có nhân viên thành thạo các
phương pháp quản lý chất lượng.
- D:
Chú trọng cải tiến liên tục: Quản lý chất lượng cần tập trung vào
3 yếu tố:
- Phát
triển chất lượng.
- Duy
trì chất lượng.
- Đột
phá chất lượng.
- E:
Chú trọng đào tạo: Nhận thức về chất lượng và ý thức về khủng hoảng
là yếu tố then chốt trong quản lý chất lượng. Toàn bộ nhân viên cần được
đào tạo thường xuyên.
- Nguyên
nhân khiến tỷ lệ lỗi không giảm:
- A:
Không có hoặc không rõ ràng mục tiêu cải tiến ngắn hạn.
- B:
Trách nhiệm và quyền hạn không rõ ràng, hoặc không có người chịu trách
nhiệm.
- C:
Chỉ chú trọng hiệu xuất
sản xuất mà không quan tâm đến chất lượng sản phẩm.
- D:
Thiếu sự giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận.
- E:
Không kịp thời đến hiện trường để xác minh tình hình khi có lỗi xảy ra.
- F:
Kế hoạch giảm tỷ lệ lỗi chỉ dừng lại ở mức văn bản, không được thực hiện.
- G:
Quy trình không được chuẩn hóa và duy trì.
- Mỗi
nhân viên cần làm gì để đảm bảo chất lượng:
- A:
Có khả năng phản ứng và tư duy nhạy bén.
- B:
Hiểu rằng công đoạn sau là khách hàng của công đoạn trước.
- C:
Làm việc tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.
- D:
Thực hiện kiểm tra độc lập.
- E:
Báo cáo kịp thời các hiện tượng bất thường.
- F:
Sử dụng và bảo trì đúng cách các công cụ, thiết bị kiểm tra.
▌VI. Quản lý môi trường làm việc tại hiện trường
- Đẩy
mạnh hoạt động 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng):
- 5S
giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm thiểu lãng phí. Các lợi ích chính
bao gồm:
- Nhân
viên có tâm trạng thoải mái, tinh thần làm việc cao.
- Giảm
thiểu lỗi và nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Tăng
hiệu quả công việc nhờ tránh chờ đợi và tìm kiếm không cần thiết.
- Sử
dụng hiệu quả tài nguyên và giảm lãng phí.
- Môi
trường làm việc gọn gàng giúp gây ấn tượng với khách hàng và nâng cao
hình ảnh công ty.
▌VII. Quản lý công đoạn tại hiện trường
- Cần
thường xuyên kiểm tra công đoạn:
- Giống
như kiểm tra sức khỏe con người, các công đoạn cũng cần được chẩn đoán
thường xuyên để phát hiện và loại bỏ các vấn đề ngay từ giai đoạn đầu.
- Công
việc theo dây chuyền phải tuân thủ nhịp độ:
- Sau
khi kiểm tra đặc tính sản phẩm, đánh dấu các điểm trên dây chuyền để đảm
bảo sản phẩm được sản xuất đúng nhịp và đảm bảo chất lượng cũng như hiệu
suất.
▌VIII. Quản lý thông tin tại hiện trường
- Nhận
diện các yếu tố sản xuất:
- Việc
nhận diện rõ các yếu tố sản xuất như nhân sự, thiết bị, nguyên vật liệu,
phương pháp làm việc và môi trường làm việc sẽ mang lại nhiều lợi ích.
- Lưu
trữ tài liệu, hồ sơ dễ dàng tìm kiếm:
- Hồ
sơ, tài liệu cần được lưu trữ có hệ thống và dễ tìm kiếm khi cần thiết.
- Họp
ngắn gọn, ghi lại kết quả và theo dõi:
- A:
Thời gian họp cần ngắn gọn, nhanh chóng.
- B:
Địa điểm họp nên gần hiện trường.
- C:
Kết quả họp cần được ghi chép rõ ràng và theo dõi thực hiện.
- Công
khai hóa thông tin qua bảng thông tin:
- Tất
cả các thông tin cần được công khai, minh bạch và truyền đạt cho mọi người.
Điều này sẽ tăng cường trách nhiệm của nhân viên và sự đoàn kết nội bộ.
▌VIII. Quản lý thông tin tại hiện trường
Bảng thông tin được sử dụng rộng rãi tại hiện trường:
- Các
ưu điểm của việc sử dụng bảng thông tin bao gồm:
- Thống
nhất nhận thức và phương pháp làm việc cho tất cả mọi người.
- Cung
cấp thông tin về tình trạng hoạt động sản xuất, nhắc nhở nhân viên luôn
duy trì sự cảnh giác và phòng ngừa rủi ro.
- Hỗ
trợ quản lý không bỏ sót thông tin quan trọng.
- Giúp
nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt tình hình.
- Tăng
cường sự hiểu biết của khách hàng về thực trạng sản xuất và cải thiện
hình ảnh công ty.
▌IX. Quản lý bố trí tại hiện trường
1/Bố trí sản xuất hợp lý:
- Bố
trí sản xuất hợp lý là sắp xếp các yếu tố sản xuất vào vị trí tối ưu nhất,
sao cho mỗi yếu tố đều có thể phát huy hiệu quả tối đa.
Các nguyên tắc cơ bản khi cải tiến bố trí:
- Nguyên
tắc hợp nhất: Liên kết tất cả các yếu tố sản xuất để tạo thành một khối
thống nhất.
- Nguyên
tắc khoảng cách và thời gian ngắn nhất: Dùng khoảng cách và thời gian
ngắn nhất để di chuyển các yếu tố sản xuất vào vị trí cần thiết.
- Nguyên
tắc dòng chảy tuần tự: Các công đoạn sản xuất cần được sắp xếp theo
trình tự yêu cầu của quy trình công nghệ.
- Nguyên
tắc tận dụng không gian ba chiều: Tận dụng tối đa không gian trong tòa
nhà để bố trí thiết bị.
- Nguyên
tắc an toàn: Đảm bảo an toàn cho nhân viên trong khi làm việc, và họ
phải cảm thấy hài lòng với môi trường làm việc.
- Nguyên tắc linh hoạt: Dễ dàng thay đổi bố trí để phù hợp với các yêu cầu sản xuất khác nhau mà không gây tổn thất lớn. 2/Quản lý tiêu chuẩn hóa màu sắc:
- Màu
sắc là tín hiệu thị giác thường được sử dụng trong quản lý hiện trường.
Quản lý thị giác yêu cầu phải sử dụng màu sắc một cách khoa học, hợp lý
và thống nhất, không được sử dụng tùy tiện. Màu sắc chịu ảnh hưởng bởi
nhiều yếu tố:
1) Yếu tố kỹ thuật:
- Mỗi
màu sắc có các chỉ số vật lý riêng, chẳng hạn như bước sóng và hệ số phản
xạ. Các thiết bị thường được sơn màu xanh xám vì hệ số phản xạ vừa phải,
không làm chói mắt. Màu đỏ thường được dùng cho tín hiệu nguy hiểm vì nó
có độ xuyên thấu mạnh và dễ gây chú ý.
2) Yếu tố sinh lý và tâm lý:
- Mỗi
màu sắc tạo ra cảm giác khác nhau về trọng lượng, không gian, độ ấm, độ mềm
mại và sự sạch sẽ. Ví dụ: Xưởng có nhiệt độ cao nên sơn màu xanh nhạt,
xanh lá hoặc trắng để tạo cảm giác mát mẻ và dễ chịu. Xưởng có nhiệt độ
thấp nên sử dụng màu đỏ, cam hoặc vàng để tạo cảm giác ấm áp. Các thiết bị
trong xưởng xử lý nhiệt thường được sơn màu xám chì, giúp giảm cảm giác
nóng bức.
- Về mặt sinh lý, nếu mắt bị kích thích bởi một hoặc nhiều màu sắc hỗn loạn trong thời gian dài, sẽ gây ra mệt mỏi thị giác. Do đó, việc chọn màu sắc trong phòng nghỉ của công nhân rất quan trọng. Ví dụ: Phòng nghỉ của công nhân dệt nên sử dụng màu ấm, trong khi phòng nghỉ của công nhân luyện kim nên sử dụng màu lạnh để giúp giảm mệt mỏi do công việc. 3)Yếu tố xã hội:
- Mỗi
quốc gia, vùng miền và dân tộc đều có sở thích màu sắc riêng. Ví dụ: Người
dân Trung Quốc thường thích màu xanh lá cây vì nó tượng trưng cho sự sống
và tuổi trẻ. Trong khi đó, người Nhật Bản lại coi màu xanh lá là màu
không may mắn.