Áp dụng PDCA với 6sigma
Sau khi đã có phần giới thiệu về sáu sigma, tôi tin rằng mọi người đã có một sự hiểu biết nhất định về nó và có thể đang hào hứng muốn thử nghiệm. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng điểm mấu chốt của sáu sigma chính là quy trình của nó. Tất nhiên, kết quả cũng rất quan trọng, nhưng nếu không trải qua quá trình suy nghĩ không ngừng, xác định mục tiêu, lập chiến lược, thực hiện chiến lược, kiểm tra hiệu quả chiến lược và thiết lập các quy trình chuẩn hiệu quả, thì có thể rất khó để đạt được những kết quả chất lượng cao này.
Để đạt được mục tiêu của sáu sigma, chúng ta thường sử dụng một phương pháp gọi là chu trình PDCA. Chu trình này được đề xuất bởi Dr. Deming, một chuyên gia hàng đầu về quản lý chất lượng. Deming đã mang phương pháp này đến Nhật Bản và triển khai nó, điều này đã dẫn đến sự cải thiện vượt bậc về chất lượng sản xuất hàng loạt tại Nhật Bản. Nhật Bản còn đặt tên cho giải thưởng đại diện cho chất lượng cao nhất mỗi năm là "Giải thưởng Deming" để tôn vinh những đóng góp của Dr. Deming.
PDCA được gọi là "chu trình" vì việc nâng cao chất lượng không phải là chuyện một sớm một chiều, cũng không thể đạt được chỉ bằng một lần cải tiến chất lượng. Nó phải trải qua quá trình cải tiến và nâng cao chất lượng từng bước một. Vì vậy, PDCA là một chu trình cải tiến chất lượng không ngừng, trong một chu trình lớn có thể chứa đựng các chu trình nhỏ. Khi vấn đề chính được cải thiện, vấn đề thứ yếu ban đầu sẽ trở thành vấn đề chính. Phải liên tục cải tiến như vậy mới có thể đạt đến sự hoàn thiện, vì sáu sigma thực chất là theo đuổi không có khuyết điểm.
Tuy nhiên, trước khi bắt đầu thực hiện chu trình PDCA, chúng ta cần phải xác định một chủ đề cụ thể, và chủ đề này phải có khả năng được đo lường bằng số liệu, hoặc tìm cách để nó có thể được chuyển đổi thành dữ liệu. Nếu không, sẽ khó có thể có tiêu chuẩn để đánh giá, và do đó không thể đánh giá được hiệu quả của các chiến lược đã thực hiện. Ví dụ, khi muốn đo lường việc học tập của trẻ em có tốt hay không, chúng ta không thể chỉ dựa vào cảm nhận, cũng không thể chỉ hỏi giáo viên rằng con tôi học có tốt không, vì cảm nhận là thứ không thể đo lường. Vì vậy, có bài kiểm tra, mặc dù nhiều người ghét kiểm tra, nhưng điểm số của bài kiểm tra chính là một tiêu chuẩn có thể đo lường việc học có tốt hay không, trừ khi bạn có một phương pháp tốt hơn.
Dưới đây, chúng ta sẽ giải thích chu trình PDCA là gì. Cơ bản, nó được hình thành từ chữ cái đầu tiên của bốn từ tiếng Anh, bao gồm: P (Plan, Kế hoạch), D (Do, Thực hiện), C (Check, Kiểm tra), A (Action, Hành động).
Plan (Kế hoạch): Sau khi chọn được chủ đề cải thiện, đầu tiên chúng ta phải phân tích vấn đề là gì, hiểu rõ hiện trạng, và cố gắng tìm ra các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề, sau đó đề xuất các chiến lược. Đây chính là phần kế hoạch, cũng là công việc chuẩn bị.
Khi phân tích hiện trạng của vấn đề, trước tiên chúng ta nên thu thập dữ liệu, và điều quan trọng nhất là sự chính xác của dữ liệu. Nếu không, mọi nỗ lực sau đó có thể trở nên vô ích. Khi mới bắt đầu thu thập dữ liệu, người phụ trách nên trực tiếp giám sát phương pháp và độ chính xác của việc điền thông tin, để làm rõ các lỗi đánh giá mơ hồ có thể xảy ra khi thu thập dữ liệu, hoặc vấn đề điền sai biểu mẫu. Đề xuất sử dụng các công cụ như biểu đồ histogram (biểu đồ Pareto) để phân biệt mức độ quan trọng của vấn đề. Thông thường, chúng ta sẽ tập trung vào ba vấn đề chính hàng đầu để tránh tình trạng thiếu hụt tài nguyên. Khi các vấn đề chính đã được giải quyết, những vấn đề thứ yếu ban đầu sẽ trở thành vấn đề chính. Đây là lý do tại sao mỗi chu trình chỉ cần xử lý các vấn đề chính.
Khi tìm kiếm nguyên nhân có thể, chúng ta có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ xương cá (biểu đồ Ishikawa), sơ đồ tư duy (mind map), brainstorming, hoặc 5W1H (Who, What, Where, When, Why, How) để suy luận ra các nguyên nhân có thể xảy ra, sau đó dựa trên kinh nghiệm để chọn ra một số nguyên nhân chính và lập kế hoạch chiến lược có thể thực hiện cho những nguyên nhân này.
Do (Thực hiện): Theo các chiến lược đã lên kế hoạch trước, thực hiện từng cái một, thử nghiệm hoặc thí điểm, và ghi lại kết quả. Lưu ý phải thực hiện từng bước một, để có thể phân biệt được hiệu quả của từng chiến lược. Nếu thực hiện đồng thời hai chiến lược trở lên, ngay cả khi có kết quả, cũng rất khó biết được chiến lược nào có hiệu quả, và có thể một số chiến lược thậm chí còn có tác dụng ngược lại.
Khi thực hiện các chiến lược, không thể tránh khỏi ảnh hưởng đến công việc hiện tại hoặc có sự phản đối. Lúc này, cần phải giao tiếp đầy đủ để giảm bớt sự chống đối trong quá trình thực hiện. Người phụ trách cũng cần chú ý theo dõi tình hình thực hiện các chiến lược, để phản ứng kịp thời với các sự cố bất ngờ có thể xảy ra, nhằm đảm bảo kế hoạch được thực hiện suôn sẻ.
Check (Kiểm tra): Quan sát và phân tích kết quả của việc thực hiện chiến lược, đánh giá xem chiến lược có hiệu quả hay không. Nếu chiến lược thất bại, cần phải tìm ra điểm thất bại và nguyên nhân, sau đó rút kinh nghiệm.
Action (Hành động): Tổng kết các kinh nghiệm thành công, biến các chiến lược hiệu quả thành các tiêu chuẩn chính thức tương ứng, chẳng hạn như thiết lập hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn kỹ thuật, thay đổi quy trình sản xuất, hoặc thay đổi vật liệu sử dụng, v.v. Các vấn đề chưa được giải quyết và các vấn đề mới xuất hiện sẽ được đưa vào chu trình PDCA tiếp theo.
